Confira 8 dicas de como organizar documentos na sua empresa de forma segura e eficiente

Como organizar documentos com segurança e de forma digital?

Essa é uma dúvida de muitas empresas que convivem com grande fluxo de arquivos. A ausência de ordenamento pode causar perda de arquivos, dificultar a produtividade e tornar os processos muito mais lentos, o que prejudica todo o fluxo de trabalho. 

Por conta disso, explicaremos a seguir alguns cuidados que devem ser tomados para que a organização de documentos digitais aconteça da melhor forma no seu negócio.

Neste artigo, abordaremos quais são os programas e softwares fundamentais para sistematizar arquivos e ideias de organização de documentos. Boa leitura!

Qual a importância da organização de documentos para o seu negócio?

A organização de documentos é o que permite que informações essenciais da sua empresa estejam disponíveis com fácil acesso e proteção. Por isso, os arquivos devem estar dispostos em categorias que auxiliam a localização, com o objetivo de evitar perda de tempo para encontrá-los. Os dados também devem estar resguardados do acesso por pessoas que não estão autorizadas.  

A ausência de uma gestão de arquivos pode provocar a perda de dados importantes de clientes e prejudicar o fechamento de negócios, por exemplo. Por outro lado, gastar horas para achar uma informação também pode significar um obstáculo ao andamento das tarefas e impedir o cumprimento de prazos, diminuindo a produtividade.

Organizar os arquivos online permite que empresas usufruam tanto da vantagem da acessibilidade quanto da segurança. As ferramentas digitais garantem que as organizações aprovem quais devem ser os colaboradores que podem visualizar e/ou modificar cada documento.

Essas tecnologias também asseguram que o acervo de uma organização esteja catalogado e à disposição dos funcionários de qualquer lugar e em diversos tipos de dispositivos. 

Entenda agora como organizar documentos com segurança!

Como organizar documentos na sua empresa de forma digital e com segurança

Para manter os documentos do seu negócio organizados com segurança digitalmente, é interessante adotar alguns cuidados. Antes de começar o ordenamento dos arquivos, você deverá prestar atenção ao risco de danos físicos aos equipamentos que armazenam esse material.

Ainda é relevante observar quais são as normas exigidas para os diferentes tipos de documentação. As empresas devem estar adequadas com o regulamento a respeito dos arquivos a fim de transmitir maior confiabilidade para os seus clientes.

Outro ponto essencial é a classificação dos documentos em pastas com o nome de cada funcionário, em ordem alfabética. Com essa categorização, os dados pessoais podem ser achados facilmente conforme as necessidades do dia a dia.

As informações da empresa, a exemplo de contratos, escrituras e cadastros, também devem ser organizadas. Dessa forma, os gestores terão a possibilidade de acessar esses documentos sempre que precisarem fazer auditorias e prestar informações ao Poder Público.

Agora, confira 8 dicas de como organizar documentos de forma segura e eficiente na sua empresa!

8 dicas de como organizar documentos dentro da sua organização

Algumas ideias podem facilitar bastante a organização de arquivos em uma empresa e impedir que ocorram falhas na gestão dos materiais. Dessa forma, selecionamos abaixo 8 dicas de como organizar documentos de maneira eficiente e segura.

Armazenamento de dados em nuvem

A primeira sugestão importante para garantir a segurança dos arquivos digitais é o armazenamento de dados em nuvem. Devido às plataformas que oferecem esse serviço, as organizações não precisam se preocupar com os altos custos com a manutenção de equipamentos físicos, basta digitalizar o arquivo e tê-lo na nuvem.

Estrutura de pastas

A sistematização dos arquivos em pastas e subpastas também pode facilitar bastante a rotina de trabalho das pessoas em uma empresa. Estruture uma lógica para separar cada pasta, seja por ordem alfabética ou de acordo com a data de modificação, por exemplo. Dessa forma, será possível separar os documentos e encontrá-los mais facilmente. 

Indexação de arquivos

A indexação dos arquivos é outra ferramenta útil disponível em plataformas digitais que torna mais ágil o trabalho. É possível guardar os documentos em índices, para que sejam encontrados em uma busca, depois digitar a primeira letra dos nomes. Esse sistema viabiliza que não seja necessário procurar os arquivos em cada uma das pastas e, assim, os funcionários ganharão tempo.

Sistema de nomeação de arquivos

A nomeação correta dos documentos também é essencial para otimizar as tarefas. Por isso, estabeleça que os arquivos não devem ter nomes genéricos e, sim, padronizados. É importante que a nomeação descreva as características dos documentos, para que seja mais simples encontrá-los. 

Backups bimestrais

Outro ponto que faz a diferença na gestão de documentos é garantir as cópias de segurança, ou seja, os backups. Essa medida impede que informações da sua empresa sejam perdidas com a exclusão do arquivo original. Portanto, é fundamental programar a realização de backups a cada dois meses. 

Limpezas bimestrais

Também é interessante estabelecer a mesma periodicidade para a limpeza de arquivos que não são mais úteis para o seu negócio. Podem ser excluídos documentos que não são utilizados há muito tempo e se tornaram desnecessários, além daqueles que foram trocados por versões mais atualizadas.

Dessa forma, devem ser estabelecidos critérios para limpar os documentos que não servem mais. Com a exclusão desses arquivos, sua empresa ganhará mais espaço nas plataformas de armazenamento.

No entanto, tenha atenção a este ponto! Não exclua arquivos que podem vir a ser úteis em algum momento. Antes de começar a transformação digital do seu negócio, avalie quais informações são importantes, quais são irrelevantes e quais devem ficar guardadas por mais tempo.

Validade de cada tipo de documento

Os gestores devem ter atenção aos prazos de validade de cada tipo de documento da empresa. Desse modo, verifique o vencimento de arquivos, a exemplo das contas a pagar e das cobranças de impostos, como IPVA e IPTU. Esse cuidado no gerenciamento de documentos evita que o descumprimento de prazos resulte no pagamento de multas.

Cultura organizacional

Todas essas dicas de cuidados com os documentos devem ser informadas aos funcionários, para que tenham conhecimento dos novos procedimentos que devem ser adotados. A comunicação e a conscientização dos colaboradores sobre a importância da mudança é essencial para que seja estabelecida uma cultura organizacional que contribua com o ordenamento dos arquivos. 

Softwares e programas são essenciais para a organização de documentos digitais

Para facilitar o trabalho, os gestores de empresas podem dispor de ferramentas digitais úteis para que os documentos estejam acessíveis e armazenados com segurança. Explicaremos adiante como funcionam algumas delas: o Trello, o Google Drive e o nosso produto, o Ábaris.

Trello

O Trello é uma plataforma que permite o gerenciamento de projetos de forma simplificada, em estruturas de quadros. Com essa ferramenta, é possível hierarquizar demandas relacionadas aos arquivos e delegá-las aos funcionários, além de acompanhar o andamento das tarefas de qualquer lugar. 

Google Drive

O Google Drive é um serviço de armazenamento em nuvem e backup de documentos que pode ser utilizado por empresas que se preocupam com a segurança das informações. Os usuários podem acessar os dados de vários dispositivos e controlar o compartilhamento. 

Ábaris

O Ábaris oferece serviços de gestão de informação corporativa em uma plataforma digital capaz de criar, capturar, armazenar e distribuir documentos rapidamente e com proteção. A solução possibilita que a gestão de processos seja integrada à gestão de documentos. O serviço armazena documentos em Cloud e promove economia de até 75% dos custos com processos manuais e espaço físico. 

Agora que você entendeu como organizar documentos digitais e a sua importância para o negócio, entre em contato conosco para entender mais sobre softwares para gestão de informações e arquivos!

 

Até a próxima!

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